UX Writer là gì? Cách trở thành Writer viết cho người dùng đọc

UX Writer lập kế hoạch và xây dựng nội dung ở mức chi tiết trong các ứng dụng, trang web và các sản phẩm kỹ thuật số khác mà người dùng cần để điều hướng một sản phẩm. Vậy UX Writer là gì?

Trong những ngày đầu phát triển phần mềm, các nhà thiết kế đồ họa hoặc kỹ sư phần mềm đều chuẩn bị sẵn nội dung. Thông thường, văn bản là một suy nghĩ sơ khai và không được tốt cho lắm. Người dùng đã thất vọng. Sản phẩm không thành công.

UX Writing đã xuất hiện để tiết kiệm thời gian. Giống như các nhà thiết kế, UX Writer có sự đồng cảm và kỹ năng giao tiếp để ủng hộ người dùng bằng nội dung rõ ràng, súc tích. Họ hiểu chính xác những gì người dùng cần biết vào đúng thời điểm để di chuyển qua màn hình hoặc hoàn thành nhiệm vụ.

UX Writer là gì?

UX Writer (tạm dịch: Người viết trải nghiệm người dùng) là người xây dựng nội dung UX (UX content) cho các ứng dụng, trang web và các sản phẩm kỹ thuật số khác để giúp người dùng điều hướng sản phẩm.

UX Writer có thể tìm ra từ ngữ phù hợp cho menu, định nghĩa, nút (button), nhãn (label), chatbot, thông báo lỗi hoặc hướng dẫn để hướng dẫn người dùng lần đầu sử dụng một sản phẩm. Các đoạn văn ngắn này được gọi chung là “microcopy – kính hiển vi”. Một UX Writer hiệu quả sẽ tạo ra microcopy trực quan cho người dùng. Đồng thời, UX Writer cũng truyền đạt ý nghĩa phù hợp với tiếng nói thương hiệu của sản phẩm và dễ dàng hiểu được bởi hầu hết mọi người.

Phân biệt UX Writing và Copywriting

Copywriting thường có mục đích marketing như tăng doanh thu, tăng thị phần hoặc tăng độ nhận diện. Copywriting có thể là những câu xuất hiện trên biển quảng cáo hoặc một bài viết giới thiệu sản phẩm và có khả năng đứng độc lập với sản phẩm mà không mất đi ý nghĩa.

UX Writing có mục tiêu là tối ưu hóa trải nghiệm của người dùng với sản phẩm. Nếu Copywriting mang mục đích thu hút sự chú ý của người đọc trong thời gian ngắn nhất, UX Writing mang mục đích truyền tải thông điệp rõ ràng nhất có thể.

Một UX Writer cần làm gì?

Đơn giản để hình dung, bạn có thể hiểu UX Writer như một phần của UX Design. Điều này tương tự như việc tập trung vào thiết kế giao diện cho người dùng (UI) cũng là một phần của UX Design. Nội dung của UX Writer (UX Writing) tập trung vào từng chi tiết một (từng bit) trong UX content. Để làm được điều này, họ cần thử nghiệm từng phiên bản công việc của họ, tiến hành nghiên cứu nhân khẩu học và tương tác chặt chẽ với sản phẩm.

UX Writer cần làm sao để đưa ra nội dung cung cấp cách tiếp cận tốt nhất đến sản phẩm cho người dùng dựa trên lợi ích mà họ sẽ nhận được. Một số công cụ mà UX Writer quen thuộc có thể kể đến như Figma hay Sketch để lập kế hoạch và thiết kế các bản sao (copy) để thử nghiệm.

Mức lương của một UX Writer là bao nhiêu?

Theo Glassdoor, một UX Writer ở Mỹ làm cho một lương cơ bản trung bình là 108.807$ tính đến tháng 1 năm 2021.

Một số giới thiết kế coi đây là một công việc thịnh hành. Adobe đã gọi UX Writing là một “lĩnh vực đang bùng nổ” và UX Planet đánh dấu việc viết và chỉnh sửa UX (UX writing & editing) là một trong những xu hướng hàng đầu trong lĩnh vực UX / UI vào năm 2019.

Vì sao UX Writer là kỹ năng không thể thiếu?

Viết UX rất quan trọng vì nó tạo ra một cuộc trò chuyện rõ ràng và có ý nghĩa giữa người dùng và sản phẩm. Nếu không có kết nối đó, người dùng có thể bị lạc và rời bỏ sản phẩm của bạn cho một đối thủ cạnh tranh có thể giúp họ. UX Writer ngăn chặn trải nghiệm người dùng kém bằng hướng dẫn, thông tin và thông báo sửa lỗi.

Trở thành UX Writer hôm nay sẽ giúp bạn có được những cơ hội việc làm trong tương lai và sự phát triển nghề nghiệp với một số công ty thành công nhất trên thế giới.

Các công ty như Google, Amazon, Facebook, Uber và nhiều công ty khác đang thuê UX Writer để đáp ứng nhu cầu quan trọng này về các từ hiệu quả trong giao diện sản phẩm. Đây là một lĩnh vực mới nổi, với số lượng danh sách việc làm tăng lên mỗi ngày.

Các công việc nào liên quan đến UX Writer?

Có một số công việc có thể trùng lặp với UX Writer, như nhà chiến lược nội dung (content strategists), người viết quảng cáo (copywriters) và người viết kỹ thuật (technical writers). Nhìn chung, những công việc viết lách này không là một phần của quá trình thiết kế. Các công việc này có thể diễn ra trước hoặc sau khi nhóm thiết kế lên kế hoạch cho sản phẩm. Từng công ty, môi trường làm việc mà UX Writer có thể gánh vác trọng trách công việc khác nhay. Dưới đây là một số ví dụ:

Mối liên hệ giữa Content Strategist với UX Writer là gì?

Nhà chiến lược nội dung tạo hoặc lập kế hoạch nội dung dựa trên nhu cầu và kỳ vọng của công ty. Mặc dù UX Writer có thể sử dụng các nguyên tắc do một nhà chiến lược nội dung đưa ra. Tuy nhiên, họ thường không tham gia vào chiến lược nội dung lớn hơn của tổ chức.

Mối liên hệ giữa Technical Writer tương tác với UX Writer là gì?

Người viết kỹ thuật thường chắt lọc thông tin phức tạp thành ngôn ngữ dễ tiếp cận thông qua các mục như sách hướng dẫn, bài viết hướng dẫn và hướng dẫn tham khảo. Mặc dù UX Writer và người viết kỹ thuật đều phải làm cho bản cuối của họ dễ hiểu, nhưng hiếm khi người viết UX tập hợp các phần dài dòng như sách hướng dẫn. UX Writer có xu hướng tập trung vào các khía cạnh bằng văn bản của trang web hoặc ứng dụng mà người dùng tương tác trực tiếp.

Mối liên hệ giữ copywriter với UX Writer là gì?

Copywriter thường làm việc cho bộ phận tiếp thị (Marketing) của một công ty. Người viết quảng cáo có thể tạo bản sao cho quảng cáo, bài đăng trên mạng xã hội hoặc góp phần đưa ra các khẩu hiệu tiếp thị. Giống như người viết UX, người viết quảng cáo luôn ghi nhớ tiếng nói thương hiệu của công ty. Nhưng một người viết quảng cáo thường sẽ tập trung nhiều hơn vào việc thu hút khách hàng và truyền bá nhận thức về một tổ chức.

Công việc của một UX Writer gồm những gì?

Tùy thuộc vào nhu cầu của công ty và nhóm, các loại văn bản cụ thể sẽ khác nhau. Nội dung mà người viết UX tạo ra có thể liên quan đến:

• Văn bản giao diện người dùng (Giao diện người dùng = văn bản giao diện được phân phối qua màn hình hoặc giọng nói trong khi sử dụng sản phẩm)
• Bản sao UX (UX = văn bản cho bất kỳ phần nào của trải nghiệm người dùng, bao gồm bản sao tiếp thị và hỗ trợ) để đo lường và so sánh hiệu quả
• Xây dựng giao diện trên website, ứng dụng hoặc bất cứ nền tảng nào mà sản phẩm hiện hữu
• UI content
• Microcopy
• Nội dung bài viết, thông báo
• Nội dung trang Product hoặc nội dung của chính sản phẩm đó
• Copywriting (phổ biến hơn trong bối cảnh tiếp thị như thuật ngữ “viết quảng cáo”)

Làm cách nào để trở thành một UX Writer?

Tham gia vào lĩnh vực UX Writing có thể sẽ đồng nghĩa với việc bạn phải có các kỹ năng thích hợp, xây dựng một portfolio ấn tượng và có một số kinh nghiệm.

Tại hội thảo <Google I/O> năm 2017, Allison Rung của Google đề xuất một bảng quy tắc cho UX Writing gồm các yếu tố như:

• Tính rõ ràng (clarity)
• Tính cô đọng (conciseness)
• Tính khả dụng (usability)

Tính rõ ràng (Clarity)

Màn hình bên trái chưa đạt được tính rõ ràng ở hai điểm:

1. Báo “Lỗi” chung chung khiến người dùng gặp khó khăn trong việc khắc phục vấn đề.
2. Cụm từ “xác thực” có thể gây khó hiểu cho người đọc không quen với các từ ngữ về công nghệ.

Màn hình bên phải là phiên bản đã được cải thiện về tính rõ ràng bằng cách trình bày loại lỗi và thay cụm “xác thực” thành hành động cụ thể đã dẫn tới lỗi này. Trình bày nội dung ở dạng hành động cụ thể là một phương pháp để đảm bảo tính rõ ràng.

Tính cô đọng (Conciseness)

Thông báo lúc này vẫn còn gặp vấn đề về tính cô đọng. Tính cô đọng ở đây không đơn thuần là ngắn. Nó phải hiệu quả trong việc truyền tải thông điệp. Mọi nội dung nên đóng vai trò cụ thể và riêng biệt.

Phần tiêu đề “Lỗi đăng nhập” thể hiện cùng một thông điệp với “Bạn đã nhập sai mật khẩu” nhưng thông báo trở nên cô đọng hơn.

Tính khả dụng (Usability)

Hiện tại thông báo thể hiện được cho người dùng hiểu rõ vấn đề0. Tuy nhiên nó chưa cung cấp được thông tin nào về cách giải quyết – thông tin hữu ích hơn với người dùng. Cải thiện tính khả dụng bằng cách thay đổi nội dung của nút “OK” để đưa ra thông tin hữu ích hơn về hành động mà người dùng có thể thực hiện.

Thông báo bên trái gồm hai hành động, người dùng có thể thực hiện để giải quyết vấn đề nhập sai mật khẩu “Thử lại” và “Khôi phục mật khẩu”. Ngoài ra, thông báo này cũng đặt phân cấp thị giác (visual hierarchy) hành động đơn giản hơn là “Thử lại” cao hơn.

Các kỹ năng mà một UX Writer cần là gì?

Các kỹ năng cần thiết cho một UX Writer bao gồm:

• Viết
• Khả năng nghiên cứu
• Các chương trình thiết kế kỹ thuật số

Chi tiết như sau:

Viết – Writing

Tất nhiên, đầu tiên bạn cần biết cách viết. Viết đúng ngữ pháp, chính tả và hiểu sâu sắc về giọng điệu và sắc thái của ý nghĩa là điều cần thiết. Tuy nhiên, UX Writng còn hơn thế nữa. Viết UX tốt phải ngắn gọn và sử dụng ngôn từ ít “đụng chạm” nhất có thể khi sử dụng sản phẩm. Thực hành một số bài viết dành riêng cho người dùng sẽ hữu ích cho quá trình tìm kiếm việc làm của bạn. Đang cố gắng cải thiện bài viết của bạn? Hãy suy nghĩ về việc tham gia một số khóa học về Effective Communication Through Writing and Design.

Khả năng nghiên cứu – Research

Một nút trong trang web của bạn có khiến người dùng muốn nhấp (tăng tỷ lệ Click vào CTA) hoặc khiến họ phải từ chối và tăng tỷ lệ Bounce Rate? Ngôn ngữ khi người dùng mắc lỗi trên một ứng dụng nghe có vẻ lạnh lùng hoặc trịch thượng? Nhân khẩu học nào sử dụng ứng dụng này? Đây là những câu hỏi bạn có thể hỏi thông qua nghiên cứu UX . Kiểm tra người dùng, A/B Testing và phân loại thẻ là một số kỹ thuật nghiên cứu mà người viết UX có thể sử dụng để đảm bảo nội dung đạt hiệu quả mong muốn.

Các chương trình thiết kế kỹ thuật số – Digital design programs

Mặc dù không phải tất cả người viết UX đều sẽ sử dụng các bộ công cụ thiết kế trực quan, nhưng việc quen thuộc với một số có thể nâng cao chứng chỉ của bạn cho các vị trí mà bạn mong đợi. Các chương trình như Figma và Sketch có thể có thời gian dùng thử miễn phí cho phép bạn làm quen với chúng và cho bạn thời gian để tạo tài liệu mà bạn có thể sử dụng cho portfolio.

Làm cách nào để UX Writer tạo một portfolio ấn tượng?

Portfolio ấn tượng là phần không thể thiếu khi ứng tuyển vào các vị trí UX Writing. Bạn cần xây dựng một trang web đơn giản để giới thiệu công việc trước đây của bạn và hiển thị những gì bạn có khả năng. Các nhà xây dựng trang web như Wix, Weebly và Adobe Portfolio có thể là một nơi tốt để bắt đầu.

Vì sao một UX Writer cần có kinh nghiệm?

Lướt qua một số JD của các nhà tuyển dụng, bạn có thể thấy tầm quan trọng của kinh nghiệm viết trải nghiệm người dùng. Nếu bạn đang cố gắng củng cố kinh nghiệm UX Writing của mình, có một số cách sau:

Bắt đầu với một vai trò tiếp theo, như viết quảng cáo, viết kỹ thuật hoặc thậm chí thiết kế UX, có thể mang lại cho bạn cơ hội thực hành viết UX. Các khóa học về viết UX có thể giới thiệu cho bạn các nguyên tắc cơ bản của việc viết UX và chạy qua các khái niệm như kiểm tra khả năng sử dụng. Họ cũng có thể cho bạn cơ hội để viết bản sao của riêng bạn mà bạn có thể hiển thị trong danh mục đầu tư. Nếu bạn vẫn đang tìm cách để áp dụng các kỹ năng của mình vào thực tế, bạn cũng có thể tạo các trang web hoặc ứng dụng để trải nghiệm.

Mục tiêu mà một UX Writer hướng tới là gì?

UX Writer phải hiểu chiến lược nội dung cho công ty (giọng nói, giọng điệu, thuật ngữ, phong cách, khán giả) và hiểu cách triển khai chiến lược đó trong trải nghiệm sản phẩm.

Trải nghiệm người dùng (User Experience) là một thuật ngữ rộng bao gồm tất cả văn bản tiếp thị, hình ảnh, hướng dẫn, hành động, nhiệm vụ và nội dung trợ giúp mà một người nhìn thấy (hoặc trải nghiệm) khi sử dụng một sản phẩm cụ thể. Nó thường được xác định bằng các bước trong hành trình của người dùng.

Hành trình của khách hàng qua mục tiêu của UX Writer là gì?

Hãy tưởng tượng một người cần giải quyết một vấn đề. Họ chọn sản phẩm của bạn là giải pháp. Mỗi bước dẫn tới quyết định đó là một phần của “hành trình của người dùng”. Phễu bán hàng – Marketing Sale Funnel (một phần của hành trình người dùng) có thể trông giống như sau:

Nhận thức – Awareness/Research

Trong giai đoạn này, một người dùng đang tìm kiếm giải pháp cho một vấn đề. Họ có thể đang nói chuyện với bạn bè, tưởng tượng loại sản phẩm nào phù hợp nhất với họ và tìm kiếm trên web để tìm câu trả lời và ý tưởng.

Tương tác – Interaction/Discovery

Sau khi nghiên cứu, người dùng nhận thức được các lựa chọn sản phẩm khác nhau. Họ bắt đầu so sánh và tập trung vào một lựa chọn cuối cùng.

Ưa thích – Interest/Conversion

Chuyển đổi là thời điểm người dùng quyết định nhấp vào nút “Mua hàng”. Họ đã quyết định sẽ trở thành khách hàng. Công ty và chất liệu sản phẩm đã thuyết phục họ rằng giải pháp này là tốt nhất cho họ.

Hành động – Action/Use

Sau khi khách hàng mua, doanh nghiệp cần có tất cả các công đoạn bổ sung trong khi sử dụng sản phẩm. Hỗ trợ khách hàng, tương tác và xây dựng lòng trung thành xảy ra trong quá trình sử dụng sản phẩm. Nếu sản phẩm đáp ứng được nhu cầu của người dùng, phần hành trình này sẽ kéo dài một thời gian dài.

Hành trình của người dùng chi tiết hơn xác định tất cả các giai đoạn sử dụng sản phẩm, không chỉ giai đoạn bán hàng:

Khám phá – Discovery

Trong quá trình khám phá, người dùng đang nghiên cứu sản phẩm. Họ có thể xem xét trang web tiếp thị của công ty và so sánh các tùy chọn. Họ cũng có thể yêu cầu những lời giới thiệu truyền miệng từ bạn bè.

Chấp nhận – Adoption

Người dùng đã cam kết trở thành khách hàng bằng cách mua sản phẩm hoặc vẫn có thể đang nghiên cứu bằng cách đăng ký dùng thử miễn phí.

Trải nghiệm lần đầu – First use

Việc cài đặt và mở một sản phẩm lần đầu tiên cần được hướng dẫn và khuyến khích. Cách sử dụng đầu tiên thường được gọi là Giới thiệu và thường liên quan đến một chuyến tham quan sản phẩm ngắn gọn, tập trung vào lợi ích.

Quá trình sử dụng – Ongoing use

Sau khi người dùng đã tự làm quen với kiến ​​trúc và các tương tác của sản phẩm, họ bắt đầu sử dụng sản phẩm một cách đều đặn cho mục đích đã định.

Tương tác – Engagement

Giai đoạn sử dụng này của người dùng khá quan trọng. Nó liên quan đến việc xây dựng lòng trung thành của khách hàng để đảm bảo các đề xuất truyền miệng tích cực. Nếu bạn chưa hiểu vì sao cần việc truyền miệng tích cực, mời bạn đọc bài: Hiệu ứng mạng. Việc giới thiệu cho người dùng các tính năng mới giúp cải thiện trải nghiệm của họ. Ngoài ra còn có việc mang đến lợi ích thêm cho khách hàng khi họ mang lại nhiều người dùng hơn nữa. Ví dụ như chương trình cung cấp dịch vụ miễn phí một tháng nếu bạn mời 3 người bạn.

Hỗ trợ – Support

Ta luôn muốn tất cả các sản phẩm không có sự cố. Ta cần biết người dùng sẽ cần được giúp đỡ và hỗ trợ. Giai đoạn sử dụng này liên quan đến:

• Dịch vụ khách hàng và help-desk
• Cơ sở kiến ​​thức, hướng dẫn
• Hệ thống trợ giúp cũng như các dịch vụ mở rộng và bán hàng cho các sản phẩm vật lý chạy phần mềm

Trong hành trình khách hàng UX Writer có nhiệm vụ gì?

UX Writer làm việc chặt chẽ với nhóm sản phẩm để viết (hoặc giám sát) tất cả văn bản được hiển thị cho người dùng trong suốt hành trình của người dùng. Sử dụng giọng nói và giọng điệu nhất quán giúp người dùng hiểu những gì họ mong đợi. Thậm chí, họ thích thú với sản phẩm khi họ sử dụng. Nguyên tắc cho từng nút và thành phần giao diện trong ứng dụng giúp người dùng có thể dự đoán được trải nghiệm và nhất quán.

Khi đạt đến kinh nghiệm và khả năng từ tầm trung đến cao cấp cũng có thể tạo văn bản cho chatbot và các tương tác dựa trên giọng văn khác. Tùy thuộc vào quy mô của công ty, tác phẩm có thể chỉ thuộc về một người viết hoặc có thể được chia cho nhiều nhóm. Ví dụ:

Một công ty lớn như LinkedIn có thể có một nhóm nhà văn và nhà thiết kế phát triển tất cả văn bản giao diện người dùng cho sản phẩm máy tính để bàn. Một nhóm khác xử lý việc viết cho các ứng dụng di động.

Các Task mà UX Writer có thể gặp là gì?

Dưới đây là một số hoạt động mà UX Writer thường thực hiện, không theo thứ tự cụ thể:

• Làm việc với các nhóm sản phẩm để tìm ra các giải pháp thiết kế tường thuật bằng văn bản và hình ảnh

• Cộng tác với các nhóm tiếp thị, thiết kế và phát triển ngay từ đầu của dự án

• Trình bày nhu cầu của người dùng cho người quản lý sản phẩm, nhà thiết kế và nhà phát triển

• Tuân thủ quy trình phát triển của nhóm, quy trình làm việc và phương pháp phân phối

• Sử dụng các công cụ giống như nhà thiết kế và nhà phát triển

• Hợp tác để phát triển khả năng sử dụng và nghiên cứu tiếp thị

• Cộng tác trong toàn bộ nhóm (tiếp thị, quản lý sản phẩm, chiến lược) để cải thiện khả năng viết quảng cáo và giao tiếp

• Hợp tác với nhà chiến lược nội dung để đảm bảo tính hiệu quả, tính thích hợp và quản trị thích hợp của ngôn ngữ tổng thể

• Tạo ra các nội dung mang lại nhiều cung bậc cảm xúc tuyệt vời

• Hướng dẫn cho nhân sự để viết những nội dung tuyệt vời đó

Rất có thể đồng nghiệp của bạn sẽ muốn làm việc chặt chẽ với bạn và học hỏi từ bạn.

Bạn là chuyên gia khi nói chuyện với người dùng thông qua giao diện sản phẩm theo cách ngắn gọn, hiệu quả nhất có thể.

Trải nghiệm tồi tệ dẫn đến việc chia sẻ truyền miệng tiêu cực hơn. Báo cáo cũng lưu ý rằng những trải nghiệm tốt sẽ làm tăng khả năng bán hàng trong tương lai.

Công việc của bạn với tư cách là người viết UX rất quan trọng. Nó tác động trực tiếp đến thiện chí của khách hàng và lợi nhuận của công ty.

Tổng kết

Vì vậy, UX Writer có phải là…

• Người viết kỹ thuật?

• Người viết tiếp thị?

• Người thiết kế thông tin?

• Người thiết kế cuộc trò chuyện?

• Người viết quảng cáo kỹ thuật số?

• Hỗ trợ nhà văn?

• Chiến lược gia nội dung?

Câu trả lời thường là CÓ đối với tất cả những điều này và hơn thế nữa. Hy vọng bài viết này có thể giúp bạn hiểu nhiều hơn về UX Writer là gì? Hẹn gặp lại bạn trong các bài viết sau của Digisol Sharing!

Nguồn tài liệu tham khảo

• Coursera. What Does a UX Designer Do? [Updated 2021]. 14 09 2021. (đã truy cập 12 01, 20021).
• Careerly.vn. UX Writing là gì và làm thế nào để viết UX Writing tốt? 22 01 2021. (đã truy cập 12 02, 2021).
• Keshtcher, Yuval. What Does a UX Writer Actually Do? 23 11 2021. (đã truy cập 12 02, 2021).
• Wood, Bobbie. What is UX writing? 2021. (đã truy cập 12 02, 2021).